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Uso y manejo de una biblioteca

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Por Manuel Vegas Castillo, Bibliotecario del CEHM

La Sociedad Amantes del País desea compartir un texto interesante referido al uso y manejo de una biblioteca; documento que pese a que cuenta con siete décadas no ha perdido vigencia, siendo útil para la organización futura de bibliotecas particulares como institucionales. El texto se encuentra inserto en la Memoria presentada por el Gral. EP Pedro P. Martínez, Presidente del Centro de Estudios Histórico-Militares (CEHM) a la Asamblea General del 4 de marzo de 1947[1]. Concluimos señalando que recomendamos mucho su lectura y el procedimiento que se usa.

-°-

Lima, 14 de febrero de 1947.

Señor General Presidente del

Centro de Estudios Histórico-Militares.

Ciudad.

S.G.P.:

Contestando su atenta comunicación del 21 de enero último, me es grato manifestarle que he tomado nota de la entrega que ha hecho el señor Coronel Don Manuel C. Bonilla de un contingente de libros para que sirva de base a la biblioteca institucional con el complemento de un contingente mayor, que está poniendo en condiciones de entregar al Centro en una fecha próxima.

La designación que el Centro de su presidencia ha hecho del suscrito para ejercer las funciones de bibliotecario, me induce a presentar a su consideración mis puntos de vista con respecto a las medidas que deben tomarse para llevar a efecto la catalogación de los libros donados y los que están por donarse aparte de otros contingentes que irán sumándose para convertir a la biblioteca del Centro en una de las más importantes de la República.

Me parece inútil indicar a usted que mi opinión se inclina abiertamente por dar a esa biblioteca la mayor amplitud rompiendo el estrecho marco de la historia a fin de formar un centro de consulta, donde las materias contenidas pueden catalogarse en las once secciones que comprende mi proyecto y que, a mayor abundamiento, son las siguientes: idiomas, derecho, derecho internacional, ciencias sociales y políticas, geografía, historia, comercio-economía y finanzas, bibliografía, publicaciones oficiales, diarios y revistas y varios, con kas subdivisiones que aparecen en la Tabla Metódica que me permito someter a la consideración de la Junta Directiva o de la Comisión que ella tenga a bien nombrar.

Pienso que para iniciar la catalogaciones indispensable disponer, ante todo, del local y de la estantería necesaria ya que cualquier trabajo que se emprenda sin contar con estas fa//cilidades tropezará con dificultades insalvables que pueden redundar en menoscabo de la trascendencia que esa biblioteca debe tener para la mayor cultura de nuestros elementos militares. A lo más puede realizarse de momento un inventario minucioso de las obras entregadas y de las que vayan ingresado para tenerlas en condiciones de catalogarse en el momento oportuno.

Respecto a la insinuación formulada por el generoso donante, Coronel Bonilla, para que se gestione la designación por el Director de la Biblioteca Nacional de un miembro de la tercera promoción para el servicio de la biblioteca, me parece que tal solicitud resultaría precipitada por las razones enunciadas anteriormente, aparte de que tal prerrogativa debe corresponder directamente al Centro de su presidencia por la mediación del bibliotecario designado, sin perjuicio, naturalmente, de que se atienda en su oportunidad la recomendación que puede hacer quien tiene razones especiales para conocer la eficiencia de los graduados en la Escuela de Bibliotecarios, y no sólo de la tercera promoción, sino también de las anteriores a ella.

No terminaré, sin embargo, sin llamar la atención del Centro sobre la misión intelectual de guiar e ilustrar con sus luces y conocimientos a los lectores de la biblioteca por establecerse, que debe constituir la principal misión del encargado de la biblioteca, cosa que no podrá conseguirse con la designación de un  graduado joven e inexperto por brillantes que sean sus calificativos profesionales. Para ejercer esa misión educativa de alta trascendencia hace falta algo más que un bien ganado título profesional: hace falta una autoridad intelectual, que sólo se adquiere con el prestigio que da la práctica y la renovación de conocimientos en largos años de estudios y de labor nacionalista.

Por lo demás, señor Presidente, tanto usted como los integrantes de la Junta Directiva, deben estar seguros de que estoy dispuesto a prestar mi colaboración en la forma que sea requerida a cuyo efecto quiero reiterar  a usted mi firme// propósito de extremar mis esfuerzos para levantar hasta el máximo los prestigios de la institución.

Reitero al señor Presidente las expresiones de agradecimiento más profundo por la cordialidad y atención que se ha servido dispersamente en la grave enfermedad que ha venido padeciendo y que nunca agradeceré como es debido por su delicadeza y selección. En tanto, aprovecho la oportunidad para renovarle mis sentimientos de especial consideración y alta estima.

Muy atento y S.S.

Manuel Vegas Castillo.

BIBLIOTECA DEL CENTRO DE ESTUDIOS HISTÓRICO-MILITARES

Lo que entiendo que debe ser un BIBLIOTECARIO

Un bibliotecario debe reunir ciertas condiciones para desempeñar dignamente su misión y para poder tratar con la inmensa mayoría de estudiosos y aficionados a la lectura, que ocurren al establecimiento confiado a su dirección y administración.

No puede merecer el título de bibliotecario el individuo que se limita a tener los libros en los anaqueles y sacarlos para darlos al público descuidando su principal papel, que consiste en guiar al lector cuando ignora la obra que necesita consultar para satisfacer su interés, su cultura o su deleite.

Aunque parezca una trivialidad no dejaremos de advertir que una de las condiciones primordiales de un bibliotecario debe buscarse en el hecho de que no adolezca de algún defecto físico porque, de suceder así, los lectores evitarán su presencia y desdeñarán sus servicios condenando al fracaso a la institución mejor organizada. Pero si el aspecto físico es importante, mucho más deben serlo sus condiciones intelectuales porque su misión educativa impone un mayor apoyo a su prestigio que a su práctica. Intelectualmente necesita respaldarse en un bien justificado prestigio para orientar con sus luces y sus conocimientos renovados incesantemente por el trabajo y por el estudio.

En América y en el Perú, especialmente, hay cursos de bibliotecario; pero los que desempeñan esos cargos no son, ni con mucho, profesionales con amplios conocimientos en bibliografía, bibliotecnia e idiomas. Nuestros bibliotecarios, con muy connotadas excepciones sólo conocen a fondo la bibliografía que, por lo demás, no es difícil con una verdadera contracción al estudio y a la renovación de los conocimientos.

En cuanto a la biblioteconomía es triste declarar que conocen bien poco, hasta el punto de tener que valerse de los métodos ya adoptados en otros centros más adelantados para organizar sus bibliotecas. Y no debía ser así porque la biblioteconomía es indispensable para renovar y resolver los problemas que se presentan, por ejemplo, a la llegada de nuevos contingentes de libros.

Y en lo relativo al dominio de las lenguas principales, la verdad es que en América y especialmente en el Perú, pueden suplirse con buenos diccionarios desde que son pocas las personas que prefieren leer las obras en la lengua de origen de los autores.

biblioteca.jpgResumiendo, un bibliotecario debe ser organizador para la biblioteca y un guía para los lectores consistiendo su misión en hacer con los libros, biblioteca para el público, y con el trato y los conocimientos, público para la biblioteca.

Entrando de lleno en las obligaciones de un encargado de biblioteca podemos limitarlas a las siguientes:

El bibliotecario es el director de la biblioteca y asume la responsabilidad de todo lo concerniente a su administración, razón por la cual es de su incumbencia://

Dictar un Reglamento Interno y velar por su cumplimiento, previa aprobación de los poderes superiores.

Preocuparse incansablemente de aumentar las colecciones confiadas a su custodia y dirección.

Confeccionar las listas de las nuevas adquisiciones y formular los pedidos de obras, previa consulta con los superiores.

Publicar mensualmente la estadística de las obras consultadas en el salón de lectura y fuera de él.

Presentar anualmente una memoria estadística del movimiento de la biblioteca para que el Consejo Directivo de la Institución la consigue, si lo tiene a bien, en la que corre bajo su responsabilidad.

Velar por la disciplina en el local obligado a sus subalternos a que se conduzcan con seriedad y respeto.

El bibliotecario debe ser el funcionario de mayor jerarquía dentro de la biblioteca y necesita tener autoridad sobre el personal que lo secunda ya que su labor resultará ineficaz si a su lado sólo tiene simples colaboradores. Y la razón es obvia: sin la necesaria autoridad, por grandes que sean sus disposiciones para el trabajo, irá al fracaso irremediable porque no encontrará esa misma disposición en empleados de su misma categoría. La confección de un catálogo, la realización de un inventario, la preparación de un fichero y la numeración de las obras, requieren cuidadoso trabajo y no podrán realizarse eficazmente si la responsabilidad gravita sobre el que tiene el título; pero que carece del derecho de hacer valer sus mandatos y de imponer la indispensable colaboración.

Un bibliotecario debe atender al público directamente una vez inaugurada la biblioteca y puesta al servicio del público.

Debe dirigir la confección del catálogo y las operaciones necesarias a la buena marcha de la institución.

Debe presidir el trabajo, velar por el cumplimiento del reglamento y mantener la disciplina, el orden y el aseo en el local.//

Debe procurar que los lectores no sean molestados rodeándolos de un ambiente de tranquilidad, tan propicio a las elucubraciones intelectuales.

La catalogación y la estadística son trabajos que debe hacer el bibliotecario sirviéndose de sus auxiliares, que deben reunir, por consiguiente, condiciones idóneas.

Al solicitar un libro un concurrente a la biblioteca, deberá llenar una boleta de solicitud (Véase Apéndice N° 3), que estará dividida en tres partes: la de la derecha se entregará al lector al devolver la obra consultada, desde que constituye un recibo; la del centro se guardará; para hacer la estadística al día siguiente; y el talonario de la izquierda se conservará para disipar las dudas que pueden surgir sobre una obra prestada.

La estadística se llevará en formularios iguales al diseño del Apéndice Nª 4.

Los cuatro grandes trabajos de un bibliotecario son los siguientes:

1º.- El registro detallado de las obras o INVENTARIO.

2º.- El CATÓLOGO por materias.

3 º.- El FICHERO por autores, y

4º.- La NUMERACIÓN de los libros.

El INVENTARIO es indispensable antes de la organización o reorganización de una biblioteca para conocer el número de libros con que se inicia su formación y luego, para tener un control que permita saber en cualquier momento el dinero que se ha invertido, los volúmenes existentes, las adquisiciones por compra, donación o canje, y las fechas de entrada y desaparición de obras (Véase Formulario N º 1).

El CATÁLOGO por materias debe realizarse sujetándose a la clasificación contenida en el Formulario Nº 2.

El FICHERO por autores debe sujetarse a un riguroso orden alfabético consignando el autor, la obra, el número que le corresponde en la biblioteca, el de volúmenes de que consta, el del estante que ocupa y el de la sala en que ese estante está ubicado. En Kardex rotativo, para el mejor servicio del público, debe llevarse en esta forma://

ÁLVAREZ DE ARENALES JUAN ANTONIO

Nº 321.                   Estante VII.

“Memorias”

½                            Sala 1.

La numeración de los libros de una biblioteca, como la del Centro de Estudios Histórico-Militares, en las que los volúmenes sirvan de adorno y de consulta a las oficinas, no puede sujetarse a una calificación estricta y tiene que realizarse nivelando los textos sin preocuparse de la mezcla de materias y teniendo cuidado solamente que en las tablas de arriba se alineen los volúmenes pequeños y, a medida que desciende la estantería, los más grandes y pesados, para evitar que el sacarlos se caigan y se maltraten. Además, las más elementales razones de estética imponen que todos los libros estén en una tabla sean del mismo alto y de la misma encuadernación para que la biblioteca ofrezca un magnífico golpe de vista.

Esto no quiere decir que haya fraccionarse las obras por numerosos que sean sus volúmenes. Estos deben estar colocados en fila y en riguroso orden numérico.

Debe empezarse por asignarle un número a cada sala. Así, por ejemplo, puede suponerse que el despacho del Presidente del Centro es la Sala Nº 1; el Salón de Sesiones la Nº 2; la del Director de la Biblioteca, la Nº 3; y las de otras secciones, los Nos. 4, 5, 6, etc.

Si en la Presidencia hay tres estantes, se les pondrá en la parte superior una plaqueta con números romanos, en esta forma: Estante I, Estante II, Estante III.

Principiando la numeración correlativa de las obras por la Presidencia, el primer libro del primer estante, ostentará, sin duda en su lomo este membrete:

Centro de E.H.M.

S.—1.                   E.I.

Nº 1.

Lo que significará: Sala Nº 1., Estante Nº 1., y número correspondiente Nº 1. //

Cuando nos encontramos con un membrete como este:

Centro de E.H.M.

S.—2.                   E.V.

Nº 327.

Querrá significar que la obra corresponderá al Salón de Sesiones en cuyo estante Nº V, deberá ocupar el Nº 327.

No debe olvidarse que el número de orden corresponde a la obra y no al volumen. Cuando las obras consten de varios volúmenes, hay que poner el mismo número de orden en cada uno de ellos; pero agregando el de los tomos que la integran. Por ejemplo:

Centro de E.H.M.

S.—3.                   E. IX.

Nº 910. (1/12).

Lo que significará que la obra pertenece al despacho del Director de la biblioteca en cuyo estante Nº IX se encontrará alineada la obra Nº 910 de doce tomos.

Cuando falten algunos ejemplares de una obra en volúmenes, se anotarán así:

Centro de E.H.M.

S.—3                    E. III.

Nº 1324.

(1/6, 9/12.)

Lo que querrá significar que la obra Nº 1324 del estante Nº III, del despacho del Director de la biblioteca, necesita completarse con los tomos 7 y 8.

Con este procedimiento es un trabajo facilísimo no sólo encontrar una obra determinada; sino colocarla nuevamente en el lugar que le corresponde.

Para que los membretes se adapten al espesor de todos los volúmenes, pueden ser verticales: //

Que pueden llenarse fácilmente en esta forma:

Centro de E.H.M.

Nº……………………..

………………………….

E………………………..

S………………………..

Centro de E.H.M.

Nº 3821………………

(1/12…………………..

E. XI………………….

S. 6……………………


[1] Memoria presentada por el Presidente del Centro de Estudios Histórico-Militares del Señor General Pedro P. Martínez a la Asamblea General del 4 de marzo de 1947. Lima: Empresa Gráfica Sanmarti S.A., 1947, pp. 30-38.

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